Je connais bien et j'ai déjà installé quelques "solutions RSE mixtes", stables et efficace. J'en mentionne ici quelques unes qui augmentent la productivité et la fluidité de l'information tant à l'intérieur de l'entreprise qu'avec ses clients.

Il existe d'innombrables solutions, parfois bonnes pour répondre à ce besoin. Mais bizarrement le mail est toujours très utilisé. Il faut croire que ces "usines à gaz" ne sont pas si fonctionnelle au final.

La brique centrale que je promeus depuis plusieurs années est Mattermost, dans sa version libre, gratuite et opensource de Slack. Ce dernier est bridé, et c'est normal puisque c'est une entreprise qui doit gagner de l'argent (la version gratuite n'est là que pour attirer).

Son énorme avantage est de répondre à un besoin bien ciblé: un forum/chat structuré, tant interne qu'externe.

Slack ou Mattermost peuvent avoir des extensions, tel que le partage de calendrier, du kanban etc. C'est souvent en redondance avec d'autres systèmes tels qu'Exchange (typique) ou même Nextcloud (ci-dessous). Mais attention, le risque d'en vouloir "trop" de services est de retomber sur un gros écosystème plus difficile à adopter, et qui ruinera l'efficacité.

Les mails sont contre-productifs pour gérer des projets impliquant plusieurs personnes. Pire, il devient vite impossible de coopérer, et certains préfèrent baisser les bras plutôt que d'apporter une contribution au groupe. Et de toute façon en répondant à quel mails, et en sollicitant quelles personnes ?

Mattermost est un mélange extrèmement performant de forum ou lieu de discussion structuré à court et à moyen terme.

Le principe est de constituer des équipes, ouvertes ou fermées, et des thèmes de discussions dans ces équipes, temporaires ou non : organisation interne, groupes de travail, communication, veille technologique, support et SAV client … L'énorme différence avec les mails provient du fait que les membres peuvent consulter ou participer aux discussions thématiques à la fréquence qu'ils souhaitent : on ne rate pas d'information, on reste focalisé, on collabore très efficacement.

Ci-dessus, la version que j'ai installée pour ma coopérative d'entrepreneurs depuis plus d'un an : 130 utilisateurs, 14 équipes (collectifs pour la plupart auto-gérés), 140 thèmes dans ces équipes, 15K messages. L'usage et l'administration sont très intuitifs.

Nextcloud permet de stocker et de partager de fichiers entre plusieurs postes. Il dispose d'extensions : calendriers, contacts etc. Attention à la surenchère donc.

C'est un équivalent à OneDrive / GoogleDrive, qui permet notamment de partager des fichiers entre plusieurs postes. On peut meme synchroniser les photos de son smartphone.

Notons aussi Jirafeau par exemple, pour partager un fichier vers l'extérieur sans devoir passer par Dropbox ou WeTransfer. L'usage d'opensource permet en outre de respecter la charte graphique de son entreprise.

A ces services, je recommande fortement l'ajout d'un système d'édition, de publication et d'archivage de document en lignes. Il existe d'innombrables CMS (système de gestion de contenu) mais qui se révèlent souvent inutilement complexes, voire risqués (trop gros, donc pleins de failles). Au plus simple, un "bon vieux" wiki est un système très efficace.

Depuis plus de dix ans je n'ai pas trouvé mieux que le simple, rapide et efficace Dokuwiki. Les pages que vous lisez en ce moment sont précisément "servies" par ce wiki.

Il n'est pas beau en terme esthétique, mais il reste idéal pour archiver de l'information structurée, faire des liens, éditer à plusieurs (c'est moins performant sur ce point qu'un google doc mais tellement plus ordonné). Typiquement, on crée des pages à partir de données issues du Mattermost par exemple, lorsque l'on veut structurer ou archiver des informations pérennes.

Ce type d'outil permet aussi de publier des rapports automatiquement et trivialement (une page est un simple fichier). Il permet de mettre à jour ou de corriger le pages en double cliquant dessus. On est loin des PDF qui devraient se cantonner aux documents "finaux" ou plaquettes commerciales, mais qui entraînent des problèmes insolubles de diffusion, de co-écriture, de mise à jour …

Dokuwiki vient avec une gestion de droit asesz simple et très puissante pour accéder à l'information. Cela permet de notices techniques tout autant que des documents internes.

• https://jitsi.org/ (visio conférence) Avec un serveur privé vous aurez une bande passante garantie. Pour un usage occasionnel ce n'est pas forcément pertinent par rapport aux solutions gratuites existantes (au passage: attention, Zoom est à la limite de la malveillance).

Je forme et j'installe ces services, autant pour les informaticiens, administrateurs et technophiles qui souhaitent installer et gérer leurs serveurs dédiés, que pour des PME, startups ou leur clients.

Ces compétences incluent bien d'autres services que j'utilise moi même depuis des années, qui vont jusqu'au serveur mail privé, donc illimité et sécurisé Mail-in-a-Box. Vous trouverez davantage d'information sur cette page.

On peut installer ces services sur

• un serveur distant (en location chez un hébergeur, à partir d'une vingtaines d'euros par mois pour 80GO de disque dur environ)
• ou bien en "local" sur un serveur linux dédié et physiquement chez le client, avec:
  • un usage télétravail possible qui dépend de l'accès internet du bureau (fibre optique recevable, ou ADSL potentiellement assez lent)
  • un usage sur site utile aussi lorsque l'on a de très grosses données à partager au sein d'un même réseau local (ex. un client a des bases de données géographiques très lourdes, ainsi que des volumes de photos qui doivent etre accessibles à plusieurs employés sans devoir des dupliquer sur chacun des postes)

Positionner ce serveur "en local" permet de proposer des espaces de stockages considérables car ils n'ont pas à être loués. Le serveur est alors idéalement couplé à un serveur "Nas" robuste et acheté une seule fois, qui permet aussi des sauvegardes.

Coté "entretien", ces solutions sont indépendantes de l'infrastructure du client (sauf demande particulière).

Le besoin de maintenance minimal est très faible, statistiquement une fois par an pour des mises à jours distantes ou lors de missions tierces.

Le coût d'une installation bien faite "in situ" est donc quasiment nul à l'usage (serveur + NAS + alimentation de secours de type UPS). C'est une belle façon de recycler un PC, d'utiliser un NAS voire même un "single board computer" à quelques dizaines d'euros pour les services les moins demandeurs (wiki, mattermost, mail…).

Je suis à la fois moins motivé et moins qualifié pour les autres problématiques de travail à distance.

Mais il faut citer les quelques solutions "lourdes" telles que les "CMS" (systèmes de gestion de contenu), "ERP" (Progiciel de gestion intégré) ou autres "CRM" (Gestion de la relation client). Ce sont des outils puissants qui permettent de créer et gérer des sites internet complets pour les plus simple, mais aussi de gérer des stocks et même des fiches de paye pour les plus gros.

Dans les faits, je trouve que ces outils sont trop complexes en tout cas pour les petites entreprises. Cela dépend avant tout du chef d'entreprise, qui doit avoir assez de disponibilité, d'énergie et de leadership pour investir dans ces solutions afin d'en bénéficier et d'en faire bénéficier ses employés (ou inversement!). La prise en main est chronophage, et la dépendance à un tiers pour faire tourner un système central est assez risquée.

On le devine, ce sont des plateformes que je n'utilise pas, quand bien même il m'est arrivé d'installer des Bigbluebutton ou autres Odoo sur des demandes insistantes (oui, c'est encore des solutions opensource). Ils offrent des alternatives recevables aux "Microsoft Teams" et autres Citrix, et présentent des nombres ahurissants d'extensions (liste pour odoo).

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