Je connais bien et j'ai déjà installé quelques "solutions RSE mixtes", stables et efficace. J'en mentionne ici quelques unes qui augmentent la productivité et la fluidité de l'information au sein de l'entreprise et même avec ses clients.

Il existe d'innobrables solutions, parfois bonnes pour répondre à ce besoin. Mais bizarrement le mail est toujours très utilisé. Il faut croire que ces "usines à gaz" ne sont pas si fonctionnelle au final.

La brique centrale que je promeus depuis plusieurs années est Mattermost, dans sa version libre, gratuite et opensource de Slack. Ce dernier est bridé, et c'est normal puisque c'est une entrerprise qui doit gagner de l'argent (la version gratuite n'est là que pour attirer).

Son énorme avantage est de répondre à un besoin bien ciblé: un forum/chat structuré, tant interne qu'externe. En effet ils servent utilement aussi pour le support/SAV client par exemple (cas réels).

Slack ou Mattermost peuvent avoir des extensions, tel que le partage de calendrier etc. C'est assez souvent en redondance avec d'autres systèmes tels qu'Exchange (typique), ou même un Nextcloud, qui est initialement fait pour partager des docs en interne et/ou externe (y compris calendriers, contacts etc). Le risque est de retomber sur un gros écosystème qui ruine l'idée même d'efficacité en fournissant trop de services.

Les mails sont contre-productifs pour gérer des projets impliquant plusieurs personnes. Pire, il devient vite impossible de coopérer, et certains préfèrent baisser les bras plutôt que d'apporter une contribution au groupe. Et de toute façon en répondant à quel mails, et en sollicitant quelles personnes ?

• Mattermost

C'est un mélange extrèmement performant de forum ou chat structuré, un équivalent libre de Slack.

Le principe est de constituer des équipes, ouvertes ou fermées, et des thèmes de discussions dans ces équipes, temporaires ou non : organisation interne, groupes de travail, communication, veille technologique, support et SAV client … L'énorme différence avec les mails provient du fait que les membres peuvent consulter ou participer aux discussions thématiques à la fréquence qu'ils souhaitent : on ne rate pas d'information, on reste focalisé, on collabore très efficacement.

Ci-dessus, la version que j'ai installée pour ma coopérative d'entrepreneurs depuis plus d'un an : 130 utilisateurs, 14 équipes (collectifs pour la plupart auto-gérés), 140 thèmes dans ces équipes, 15K messages. L'usage et l'administration sont très intuitifs.

• Nextcloud (stockage et partage de fichiers)

C'est un équivalent à OneDrive / GoogleDrive, qui permet notamment de partager des fichiers entre plusieurs postes. On peut meme synchroniser les photos de son smartphone. Notons aussi Jirafeau par exemple, pour partager un fichier vers l'extérieur sans devoir passer par Dropbox ou WeTransfer. L'usage d'opensource permet en outre de respecter la charte graphique de son entreprise.

A ces services, je recommande fortement l'ajout d'un système d'édition, de publication et d'archivage de document en lignes. Un wiki est un très bon système, à moins de vouloir basculer vers un CMS (système de gestion de contenu) souvent inutilement commplexe, voire risqué.

• Celui que je préfère depuis plus d'une dizaine d'année reste le plus simple, rapide et efficace Dokuwiki.

Les pages que vous lisez en ce moment sont précisément "servies" par ce wiki. Ce n'est pas la panacée en terme esthétique, mais c'est idéal pour archiver de l'information structurée, faire des liens, éditer à plusieurs (c'est moins performant sur ce point qu'un google doc mais tellement plus ordonné).

Ce type d'outil permet de publier des rapports automatiquement et trivialement (ar une page est un fichier), tout en gardant la possibilité de mettre à jour ou de corriger en deux clics. Rien à voir avec les PDF qui sont des documents "finaux" et souvent obsolètes (problèmes de versions, de diffusion, de co-écriture, de mise à jour …)

Accessoirement il y a une gestion de droit puissante pour accéder à cette information, par exemple pour publier des notices produits pour un client, documents internes, veille, etc.

• https://jitsi.org/ (visio conférence) Avec un serveur privé vous aurez une bande passante garantie. Pour un usage occasionnel ce n'est pas forcément pertinent par rapport aux solutions gratuites existantes (au passage: attention, Zoom est à la limite de la malveillance).

Je forme et j'installe ces services, autant pour les informaticiens, administrateurs et technophiles qui souhaitent installer et gérer leurs serveurs dédiés, que pour des PME, startups ou leur clients.

Ces compétences incluent bien d'autres services que j'utilise moi même depuis des années, qui vont jusqu'au serveur mail privé, donc illimité et sécurisé Mail-in-a-Box. Vous trouverez davantage d'information sur cette page.

On peut installer ces services sur

• un serveur distant (en location chez un hébergeur, à partir d'une vingtaines d'euros par mois pour 80GO de disque dur environ)
• ou bien en "local" sur un serveur linux dédié et physiquement chez le client, avec:
  • un usage télétravail possible qui dépend de l'accès internet du bureau (fibre optique recevable, ou ADSL potentiellement assez lent)
  • un usage transparent "in situ" (hors télétravail), c'est utile aussi pour des usages de très grosses données partagées (ex. un client a des bases de données géographiques très lourdes, ainsi que des volumes de photos qui doivent etre accessibles à plusieurs employés sans devoir des dupliquer sur chacun des postes)

Positionner ce serveur "en local" permet de proposer des espaces de stockages considérables car ils n'ont pas à être loués. Le serveur est alors idéalement couplé à un serveur "Nas" robuste et acheté une seule fois, qui permet aussi des sauvegardes.

Coté "entretien", ces solutions sont indépendantes de l'infrastructure du client (sauf demande particulière).

Le besoin de maintenance minimal est très faible, statistiquement une fois par an pour des mises à jours distantes ou lors de missions tierces.

Le coût d'une installation bien faite "in situ" est donc quasiment nul à l'usage (serveur + NAS + alimentation de secours de type UPS). C'est une belle façon de recycler un PC, d'utiliser un NAS voire même un "single board computer" à quelques dizaines d'euros pour les services les moins demandeurs (wiki, mattermost, mail…).

Je suis à la fois moins motivé et moins qualifié pour les autres problématiques de travail à distance.

Mais il faut citer les quelques solutions "lourdes" telles que les "CMS" (systèmes de gestion de contenu), "ERP" (Progiciel de gestion intégré) ou autres "CRM" (Gestion de la relation client). Ce sont des outils puissants qui permettent de créer et gérer des sites internet complets pour les plus simple, mais aussi de gérer des stocks et même des fiches de paye pour les plus gros.

Dans les faits, je trouve que ces outils sont trop complexes en tout cas pour les petites entreprises. Cela dépend avant tout du chef d'entreprise, qui doit avoir assez de disponibilité, d'énergie et de leadership pour investir dans ces solutions afin d'en bénéficier et d'en faire bénéficier ses employés (ou inversement!). La prise en main est chronophage, et la dépendance à un tiers pour faire tourner un système central est assez risquée.

On le devine, ce sont des plateformes que je n'utilise pas, quand bien même il m'est arrivé d'installer des Bigbluebutton ou autres Odoo sur des demandes insistantes (oui, c'est encore des solutions opensource). Ils offrent des alternatives recevables aux "Microsoft Teams" et autres Citrix, et présentent des nombres ahurissants d'extensions (liste pour odoo).

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